Conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva (la dizione ufficiale è conservazione digitale a norma) è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA n. 11/2004).

La conservazione a norma equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli digitali e permette agli operatori economici e all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di archiviazione, conservazione, manutenzione dei registri contabili obbligatori ed esecuzione automatica di vari adempimenti amministrativi. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.

Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale che permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

La conservazione sostitutiva è una procedura complessa e non va confusa con una banale conservazione elettronica o digitale di informazioni.

Dal 2022 è obbligatorio per il soggetto che decide di avvalersi della conservazione digitale a norma di redigere il Manuale di Conservazione.